Et mødelokale med gæster hele dagen kræver en anden rengøringsplan end et kontorrum, hvor skrivebordene står tomme flere dage om ugen. Kvadratmeterne fortæller, hvor stort gulvet er, men ikke hvor meget medarbejderne bruger køkkenet eller toiletterne. Beskriv kontorets brug, før du aftaler opgaver og hyppighed.

En aftale om kontorrengøring i København kan skelne mellem rum med daglig aktivitet og arealer med mindre færdsel. Så følger rengøringen belastningen frem for alene plantegningen.

Brugerantallet fortæller mere end gulvarealet alene

Start med en rundtur gennem kontoret, og skriv hvert rums funktion ind på en plantegning. Markér arbejdspladser og fællesrum, og notér, hvor medarbejderne spiser, og hvor gæster færdes. Et gulvareal siger ikke i sig selv noget om antallet af personer, der passerer gennem en gang i løbet af arbejdsdagen. Tæl derfor de faktiske brugere frem for blot skrivebordene. Hvis medarbejderne deler pladser eller arbejder hjemme, bør beskrivelsen vise, hvilke dage kontoret er fyldt. Når medarbejderne også bruger et mødelokale til frokost, skal rummet have begge funktioner på tegningen, så rengøringsfirmaet ikke planlægger ud fra møder alene.

Se på bevægelsen gennem rummene. En indgang med løbende besøg har et andet brugsmønster end et arkiv, som medarbejderne kun åbner efter behov. Bed de ansvarlige for mødebookinger og kontordrift om at beskrive belastningen i deres områder, før du lægger planen for rengøringen. Notér også, om gæster bruger medarbejdernes toiletter, eller om kontoret har særskilte gæstefaciliteter. Hvis afdelinger møder ind på forskellige dage, skal planen afspejle forskellen mellem en fuld kontordag og en dag med få fremmødte. Giv rengøringsfirmaet den samme plantegning, som du selv har brugt under rundturen, med tydelige markeringer af rum, der sjældent står tomme.

Opgaverne skal følge belastningen i hvert rum

Køkken og toiletter kræver deres egne opgavebeskrivelser, mens arbejdsrum har andre flader og et andet brugsmønster. Beskriv konkret, om aftalen omfatter bordplader og gulve, og angiv særskilt, om personalet skal vaske håndtag og armaturer. En formulering som almindelig kontorrengøring efterlader tvivl om, hvilke overflader rengøringspersonalet faktisk skal nå. Skriv også, om medarbejderne selv rydder skrivebordene, før rengøringen begynder. Et skrivebord med papirer og udstyr kræver en klar aftale om, hvad personalet må flytte, og hvilke områder de skal lade stå urørte.

Adskil oprydning fra rengøring. Kaffekopper og mødepapirer på et bord bør have en ansvarlig, før rengøringspersonalet kommer ind i lokalet.

Aftal hyppigheden for hver opgave frem for at give hele kontoret samme rytme. Brugernes antal og deres faktiske aktivitet skal styre denne vurdering sammen med rummets funktion og eventuelle hygiejnekrav. Et fælles køkken, hvor medarbejderne spiser hver arbejdsdag, skal derfor ikke automatisk følge planen for et sjældent brugt møderum. Hvis rengøringen foregår efter arbejdstid, skal du afklare adgang og alarm med den ansvarlige på kontoret. Afklar også, hvem der låser af, og hvordan personalet får besked om et møde, der fortsætter ind i rengøringstiden. Sæt aftalen ind ved de berørte rum i arbejdsbeskrivelsen frem for kun at give beskeden mundtligt.

Kontrollen skal vise præcis, hvor aftalen svigter

En rengøringsaftale bør beskrive arealer og opgaver og gøre det klart, hvor hyppigt personalet skal udføre arbejdet. Kontrollen skal knytte sig til de samme rum og overflader. Ellers bliver en melding om et beskidt kontor svær at omsætte til en konkret rettelse.

Kontrollér de aftalte flader. Notér eksempelvis krummer på køkkenbordet eller synligt snavs ved et dørhåndtag, og skriv, hvilket rum observationen gælder.

Tidspunktet for kontrollen skal stå sammen med observationen, så I ved, om medarbejderne har brugt lokalet efter rengøringen. Et køkkenbord efter frokost fortæller ikke nødvendigvis noget om arbejdet aftenen før. Aftal derfor, hvem der gennemgår kontoret, og hvordan vedkommende registrerer mangler. Brug den konkrete opgavebeskrivelse under gennemgangen, så kontrollen handler om aftalt rengøring og ikke om forventninger, som parterne aldrig har skrevet ned.

Tag planen frem igen, når kontoret får flere medarbejdere, eller et møderum skifter funktion. Når brugerantallet ændrer sig, bør I vurdere de berørte opgaver igen frem for automatisk at bestille mere rengøring overalt. Hvis et tidligere kontorrum bliver frokostrum, skal arbejdsbeskrivelsen afspejle den nye brug. Beskyt også fortrolige dokumenter før rengøringen ved at aftale, hvor medarbejderne lægger dem væk. Gennemgå plantegningen med rengøringsfirmaet, og kontrollér, at hvert rum har en navngiven opgave og en aftalt hyppighed.